Istilah knowledge management adalah sesuatu yang sulit untuk didefinisikan. Dalam sebuah organisasi yang memberikan preferensi untuk bekerja berbasis pengetahuan, pengetahuan yang dikelola dengan cara yang lebih baik dalam hal kuantitas dan kualitas sesuai dengan kebijakan organisasi untuk mencapai tujuan akhir dari organisasi.

Pengetahuan di mana-mana dan ini tersebar. Dalam knowledge management, orang-orang diperlakukan sebagai aset dan mereka disebut sebagai aset manusia. Organisasi bisnis yang memberikan pengetahuan pentingnya menjadi sukses dengan menerapkan metode berbasis pengetahuan baru.

Pengetahuan dan informasi menjadi aset penting bagi organisasi. Terdapat tiga istilah kunci untuk memahami manajemen pengetahuan mencakup data, informasi, dan pengetahuan, groff dan Jones (2003) menjelaskan:

1. Data: Sifat data mentah dan tanpa konteks dan dapat eksis dalam bentuk apa pun, dapat digunakan atau tidak. Sebagai contoh, angka-angka dalam spreadsheet adalah data
2. Informasi: Data yang telah diberi makna. Spreadsheet yang sering digunakan untuk
   menciptakan informasi dari suatu kumpulan data, seperti penjualan selama periode waktu tertentu, meningkatkan atau penurunan penjualan, pesaing, tren, dan sebagainya.
3. Pengetahuan: Informasi yang jika dikombinasikan dengan pemahaman memungkinkan tindakan. Sebagai contoh, seorang manajer penjualan menganalisis tren menurun dapat mengambil tindakan untuk mengidentifikasi masalah dan melaksanakan strategi untuk mengubah tren.